Quản lý kho hàng là công việc vô cùng quan trọng đối với mỗi cửa hàng hay doanh nghiệp. Doanh nghiệp của bạn kinh doanh tốt hay không? Lãi thu về nhiều hay ít đều phụ thuộc vào việc quản lý kho. Nếu bạn đang muốn ứng tuyển vào vị trí nhân viên kho hay quản lý kho của một công ty nào đó thì bạn nhất định phải nắm vững các kỹ năng quản lý kho hàng. Vậy quản lý kho hàng cần có những kỹ năng nào? Bài chia sẻ hôm nay của chúng tôi xin gửi đến bạn “7 Kỹ năng quản lý kho hàng mà nhân viên kho cần biết”. Hi vọng  bài viết có thể cung cấp cho bạn những thông tin có ích, phục vụ cho công việc quản lý kho mà bạn đang và muốn thực hiện.

Đầu tiên, chúng ta hãy cùng tìm hiểu những công việc mà một nhân viên kho sẽ phải làm là gì.

1/ Những công việc trong quản lý kho

Khi bạn ứng tuyển vào vị trí nhân viên kho, chắc chắn bạn sẽ phải trải qua các công việc dưới đây:

• Sắp xếp hàng hóa, vật tư, nguyên liệu trong kho một cách khoa học, theo đúng hướng dẫn của nhà sản xuất.
• Lập và cập nhật sơ đồ kho
• Đảm bảo tiêu chuẩn của hàng hóa trong kho
• Thực hiện các thủ tục xuất nhập hàng: ghi phiếu nhập xuất kho, kiểm tra các chứng từ, giấy tờ
• Theo dõi số lượng hàng hóa xuất nhập tồn kho hằng ngày và đối chiếu với định mức tồn kho tối thiểu
• Thực hiện các thủ tục đặt hàng
• Lập phiếu yêu cầu mua hàng đối với các vật tư phụ, dụng cụ cá nhân,…
• Đảm bảo các quy tắc PCCC trong kho
• Kiểm tra định kỳ các kệ hàng, tránh ẩm ướt, gãy đổ, mối mọt,…

Trong thực tế, không ít nhân viên kho còn thiếu các kỹ băng liên quan đến việc quản lý kho hàng mặc dù đã làm lâu năm.

2/ 4 kỹ năng mà người quản lý kho cần phải biết

Là một người quản lý kho, công việc của bạn chỉ xoay quanh việc kiểm tra, lập phiếu và sắp xếp hàng hóa. Tuy nhiên, nếu không thực hiện tốt hoặc thiếu kiến thức có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

2.1/ Kỹ năng kiểm tra, lập phiếu nhập kho, xuất kho

Kiểm tra, lập phiếu xuất nhập kho

Như đã nói ở trên, kiểm tra, lập phiếu nhập kho, xuất kho là một trong những công việc chính của quản lý kho. Công việc này không phải là việc mà bạn chỉ cần ghi chép hóa đơn. Mà nó còn yêu cầu bạn phải biết cách tối ưu công việc, sao cho khi tiếp nhận, kiểm tra các chứng từ, xuất, nhập, lưu chuyển hàng được diễn ra nhanh nhất và chính xác nhất.

Về cơ bản, để làm tốt việc kiểm tra, lập phiếu xuất nhập kho, bạn cần có sự am hiểu nhất định về sản phẩm và quy trình lập phiếu, tính toán hàng hóa nhập kho một cách thông thạo. Ngoài ra, bạn cũng cần chú tâm vào chất lượng sản phẩm. Để bảo quản hàng hóa của bạn một cách tốt nhất, bạn hãy trang bị những tấm kệ để kê hàng hóa lên, tránh việc ẩm các thùng hàng.

2.2/ Kỹ năng sắp xếp và quản lý hàng hóa tối ưu trong kho

Mỗi doanh nghiệp có diện tích kho nhất định, chính vì vậy, việc sắp xếp và quản lý hàng hóa tối ưu trong kho là việc làm quan trọng. Việc bạn sắp xếp hàng hóa tối ưu trong kho sẽ giúp ích rất nhiều cho hiệu suất công việc quản lý. Nó giúp bạn tránh tình trạng hàng tồn kho hay bỏ sót hàng.

Một số lời khuyên cho các bạn quản lý kho là hãy tạo những bảng chỉ dẫn để phân chia các loại hàng hóa trong kho. Bên cạnh đó, hãy tạo ra sự thông thoáng giữa các lối đi  tạo sự lưu thông không khí, hạn chế ẩm mốc. Bạn cũng nên bố trí sao hàng mới để ở phía trong, hàng cũ để phía ngoài. Với hàng xếp chồng thì hàng mới phía dưới, hàng cũ phía trên.

2.3/ Kỹ năng đánh dấu hàng hóa

Là một người quản lý, bạn nên biết cách đánh dấu các loại hàng hóa. Việc đánh dấu hàng hóa này, sẽ giúp bạn xác định được hàng hóa cần tìm giữa hàng trăm, hàng nghìn mặt hàng khác nhau.  Bạn có thể đánh dấu dựa trên ngày nhập, ngày hạn sử dụng, theo mẫu mã, theo trend,...Đây là một ký năng cần thiết giúp cho các mặt hàng không bị giới hạn về thời gian lưu trữ, không hư hỏng nếu tồn kho lâu. Bạn cũng nên tạo một danh sách các loại hàng hóa trên excel để có thể dễ dàng quản lý cũng như ghi chú.

2.4/ Kỹ năng kiểm kê hàng hóa trong kho nhanh chóng, hiệu quả

Kiểm kho là một công việc quan trọng đòi hỏi sự cẩn thận, tỉ mỉ của nhân viên. Kiểm kho giúp chủ doanh nghiệp đánh giá chính xác tình hình tiêu thụ hàng hóa, cũng như hàng tồn kho để điều chỉnh phương hướng kinh doanh sao cho phù hợp.

Để kiểm kê hàng hóa hiệu quả, bạn cần rà soát lại tất cả các mặt hàng, nhất là các mặt hàng: cận date, hỏng, lỗi… Bạn cũng nên có một mẫu kiểm kê hàng tồn kho có các cột chi tiết như Tên hàng; Mã hàng; Số lượng hàng trong báo cáo; Số lượng kiểm kê thực tế; Ghi chú,…để thống kê chính xác số lượng cũng như tình trạng của hàng hóa trong kho.

3/ 3 kỹ năng mà trưởng quản lý kho cần phải biết

3.1/ Kỹ năng tổ chức và quản lý nhân sự trong kho

Là một trường quản lý kho, yêu cầu bắt buộc là bạn phải có trình độ chuyên môn cao. Bạn cần nắm rõ nhân viên trong kho để có thể phân công nhiệm vụ cụ thể và bố trí số lượng nhân viên hợp lý với công tác trong kho. Để công việc trong kho diễn ra có kỷ luật bạn cũng nên đưa ra các nội quy và quy trình để công việc trong kho  được diễn ra chuyên nghiệp. Tất nhiên, những nội quy này, bạn cần phải có sự chấp thuận của chủ doanh nghiệp hoặc người quản lý của bạn.

3.2/ Hệ thống hóa thông tin sổ sách kho

Áp dụng công nghệ vào quản lý hàng hóa

Việc áp dụng các phần mềm hiện đại vào quản lý kho là rất cần thiết. Bởi với việc xử lý số lượng hàng hóa lớn cùng quá trình xuất nhập liên tục yêu cầu nhân viên phải ghi chép số liệu rõ ràng và đầy đủ. Điều này gây mất rất nhiều thời gian, mà còn gây ra những sai sót. Vì vậy, việc sử dụng các phần mềm quản lý kho không chỉ hỗ trợ quản lý hàng hóa đơn giản, dễ dàng hơn mà còn giúp chủ cửa hàng theo dõi tình hình kho hiệu quả hơn rất nhiều.

3.3/ Kỹ năng mềm trong quá trình làm việc

Nếu bạn ứng tuyển vào vị trí trưởng quản lý kho của một cửa hàng hay doanh nghiệp nào đó. Một yêu cầu chắc chắn mà người chủ cần ở bạn đó là kỹ năng mềm trong quá trình làm việc. Kỹ năng mềm ở đây bao gồm kỹ năng giao tiếp, biết lắng nghe, biết chủ động đối thoại với nhan viên trong kho để tránh những xung đột giữa đồng nghiệp với nhau. Ngoài ra, là một trưởng kho, bạn cũng cần có các lên kế hoạch để công việc trong kho diễn ra tốt nhất, tránh các sai sót.

Trên đây là toàn bộ chia sẻ của chúng tôi về những kỹ năng quản lý kho hàng mà một nhân viên kho cần biết. Việc trang bị kỹ năng quản lý kho là điều vô cùng cần thiết, giúp bạn có thể nâng cao hiệu quả công việc. Hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp các bạn có thể quản lý kho hàng hiệu quả và thuận tiện hơn.