Kho lưu trữ tài liệu là gì? Tiêu chuẩn chọn, quản lý kho điện tử, truyền thống

Lưu trữ tài liệu đóng vai trò thiết yếu cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Để đảm bảo an toàn và hiệu quả cho việc lưu trữ, việc lựa chọn kho lưu trữ phù hợp là vô cùng quan trọng. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về cách chọn kho lưu trữ tài liệu điện tử và truyền thống.

1. Kho lưu trữ tài liệu là gì?

Kỷ nguyên số mở ra cánh cửa cho nhiều giải pháp lưu trữ hồ sơ tiên tiến, đa dạng, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của doanh nghiệp. Hai hình thức lưu trữ phổ biến nhất hiện nay là kho lưu trữ truyền thống và kho lưu trữ điện tử. Tuy nhiên, xu hướng chuyển đổi số đang thúc đẩy nhiều doanh nghiệp ưu tiên sử dụng kho lưu trữ điện tử đám mây.

1.1 Kho lưu trữ là gì?

“Kho lưu trữ tài liệu hồ sơ là một khu vực tích trữ các văn bản lịch sử hoặc để chỉ vị trí của nơi lưu trữ chúng. Kho lưu trữ chứa các văn bản nguồn sơ cấp tích trữ qua thời gian của một cá nhân hay tổ chức, và được giữ gìn đẻ cho thấy hoạt động của cá nhân hay tổ chức đó.”

Nguồn: vn.Wikipedia.org

Kho lưu trữ là một nơi để chứa tất cả các tài liệu giấy của doanh nghiệp

Kho lưu trữ trong quá khứ thường được ví như căn phòng chứa đầy hồ sơ giấy tờ, lưu giữ ký ức và thông tin quan trọng của doanh nghiệp. Tuy nhiên, kỷ nguyên số đã mang đến cuộc cách mạng cho hoạt động lưu trữ, thay thế dần mô hình truyền thống bằng kho lưu trữ điện tử.

Việc lưu trữ tài liệu tại văn phòng mang lại lợi ích về khả năng kiểm soát và bảo mật. Tuy nhiên, giải pháp này cũng tiềm ẩn nhiều hạn chế như:

• Tốn kém diện tích: Nhu cầu lưu trữ tăng theo thời gian, dẫn đến gánh nặng về chi phí thuê kho bãi.
• Nguy cơ hư hỏng: Tài liệu giấy dễ bị hư hại do mối mọt, ẩm ướt, cháy nổ,...
• Khó khăn trong việc trích xuất: Việc tìm kiếm và truy xuất thông tin mất nhiều thời gian, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.

1.2 Kho lưu trữ tài liệu điện tử là gì?

Kho lưu trữ tài liệu điện tử đóng vai trò như một thư viện kỹ thuật số, lưu giữ an toàn và hiệu quả mọi thông tin, dữ liệu dạng điện tử được tạo ra trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Hệ thống này được vận hành trên các nền tảng kỹ thuật hiện đại, đảm bảo tính an toàn, bảo mật và khả năng truy cập nhanh chóng, dễ dàng.

Dữ liệu điện tử được lưu trữ tại các trung tâm dữ liệu (Data Center) - nơi trang bị cơ sở hạ tầng tiên tiến, đảm bảo điều kiện bảo quản tối ưu cho thông tin. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể yên tâm về độ tin cậy và khả năng truy xuất dữ liệu khi cần thiết.

Kho lưu trữ tài liệu điện tử là các phần mềm quản lý lưu trữ tài liệu.

2. Kho lưu trữ tài liệu cần tuân theo tiêu chuẩn, thiết kế nào?

Mỗi doanh nghiệp có nhu cầu quản lý tài liệu riêng, do đó, việc chọn lựa sử dụng kho truyền thống hay kho lưu trữ tài liệu điện tử cũng sẽ có các tiêu chuẩn khác nhau. Điều này phụ thuộc vào nhiều yếu tố như loại hình kinh doanh, khối lượng tài liệu cần quản lý, và mức độ bảo mật cần thiết. Mỗi phương pháp lưu trữ đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng, vì vậy doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng để chọn giải pháp phù hợp nhất với nhu cầu của mình.

2.1 Tiêu chuẩn kho lưu trữ tài liệu truyền thống

Tiêu chuẩn cho kho lưu trữ hồ sơ theo Thông tư 09/2007/TT-BNV:

1. Vị trí:

• Nền cao, thoát nước nhanh, địa chất ổn định.
• Giao thông thuận tiện, tránh xa khu vực ô nhiễm, dễ cháy nổ.
• Có sẵn đất dự phòng cho việc mở rộng.

2. Môi trường:

• Thông thoáng, sạch sẽ, không ẩm ướt.
• Nhiệt độ tối ưu: ~20°C.
• Độ ẩm: 50%.

3. Cơ sở hạ tầng:

• Bền vững, an toàn cho tài liệu.
• Thiết kế khoa học, đáp ứng nhu cầu lưu trữ đa dạng.
• Mỹ quan đảm bảo.

4. An toàn:

• Tránh nguy cơ ngập lụt.
• Bảo vệ tài liệu khỏi động vật (chuột, mối, mọt,...).

5. Hệ thống lưu trữ:

• Sử dụng tủ, kệ, thùng carton phù hợp.
• Có hệ thống tem phân loại khoa học.

Lưu ý: Doanh nghiệp cần tuân thủ đầy đủ các tiêu chuẩn trên để đảm bảo an toàn và bảo quản tốt cho hồ sơ lưu trữ.

Hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng

2.2 Tiêu chuẩn kho lưu trữ tài liệu điện tử

Tuân thủ tiêu chuẩn quốc tế: Hệ thống phải đáp ứng các tiêu chuẩn quốc tế về quản lý tài liệu như ISO 15489, AS ISO 15489, BS ISO 15489, DOD 5101.20, MoReq2,... để đảm bảo tính an toàn, bảo mật và hiệu quả.

Tính năng đầy đủ: Hệ thống cần sở hữu đầy đủ các tính năng thiết yếu cho việc lưu trữ và quản lý tài liệu như: Bảo vệ dữ liệu khỏi truy cập trái phép, rò rỉ thông tin; Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, chính xác bằng công nghệ OCR; Phân chia quyền truy cập, quản lý tài liệu theo cấp bậc, phòng ban; Sao lưu dữ liệu thường xuyên, đảm bảo khả năng phục hồi khi cần thiết; Lưu trữ và quản lý nhiều phiên bản của cùng một tài liệu; Chia sẻ tài liệu dễ dàng cho các thành viên trong tổ chức.

Nhà cung cấp uy tín: Lựa chọn nhà cung cấp có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực lưu trữ tài liệu điện tử; Đảm bảo dịch vụ hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp, tận tâm, sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc và hướng dẫn sử dụng hệ thống.

Hệ thống tích hợp: Ưu tiên nhà cung cấp cung cấp hệ thống có khả năng tích hợp với các phần mềm quản lý khác trong doanh nghiệp như quản lý công việc, quy trình, văn bản, phê duyệt,... để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động.

Lựa chọn hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp quản lý tài liệu hiệu quả, tiết kiệm chi phí và nâng cao năng suất làm việc

3. Cách quản lý, lưu trữ tài liệu trong kho lưu trữ tài liệu

Bước 1: Phân loại và lập danh mục tài liệu

Phân loại tài liệu trước khi đưa vào kho lưu trữ

Để việc quản lý và sử dụng tài liệu trong kho lưu trữ hiệu quả, việc phân loại và lập danh mục là bước quan trọng trước khi đưa tài liệu vào kho.

Tiêu chí phân loại:

• Tên phông lưu trữ: Loại hình tài liệu (hồ sơ, văn bản, báo cáo,...)
• Thời gian lưu trữ: Ngắn hạn, trung hạn, dài hạn
• Loại hình, số lượng: Sách, bản đồ, hình ảnh, video,...
• Mức độ sử dụng: Thường xuyên, ít sử dụng

Bước 2: Bố trí kho lưu trữ hợp lý

Dựa vào danh mục tài liệu đã phân loại, bố trí các khu vực lưu trữ khoa học:

• Đảm bảo khoảng cách: Giữa các giá để thuận tiện cho việc di chuyển, sắp xếp và tra cứu.
• Sử dụng giá di động: Tăng tính linh hoạt cho kho, phù hợp với nhu cầu thay đổi.
• Sắp xếp giá cố định: Cho tài liệu ít sử dụng, vị trí cố định, dễ tìm kiếm.
• Vị trí và công cụ lưu trữ: Sắp xếp khoa học, đảm bảo vận chuyển và tra cứu tài liệu dễ dàng.

Bước 3: Sắp xếp tài liệu lên giá

Nguyên tắc:

• Tài liệu thường dùng: Đặt ở vị trí dễ lấy, thuận tiện cho việc tra cứu.
• Tài liệu ít dùng: Sắp xếp ở khu vực xa nhất, trong cùng của kho.
• Tài liệu đã chỉnh lý: Đặt riêng vào hộp lưu trữ.
• Sắp xếp theo thứ tự: Từ trái qua phải, ngoài vào trong, trên xuống dưới.

Bước 4: Tạo bảng hướng dẫn cho từng mục tài liệu, hồ sơ

Tạo bảng hướng dẫn cho từng khu vực tài liệu trong kho, bao gồm:

• Vị trí cụ thể của từng loại tài liệu.
• Chi tiết từng ngăn, danh mục tài liệu đã sắp xếp.
• Vị trí các giá tài liệu trong kho.

Ngoài ra:

• Sử dụng "tag" tài liệu: Gắn trên mỗi kệ để dễ dàng tìm kiếm, bổ sung, sắp xếp.
• Cập nhật bảng hướng dẫn: Khi có thay đổi trong kho lưu trữ.

Áp dụng 4 bước trên sẽ giúp bạn quản lý, lưu trữ tài liệu trong kho một cách chuyên nghiệp, khoa học và hiệu quả.

Để có thông tin chi tiết về các dịch vụ lưu trữ kho bãi của Kho Chia Sẻ xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua thông tin dưới đây. Chúng tôi sẽ cung cấp sự tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng để giải đáp mọi thắc mắc của bạn.

• Trụ sở chính: Số 67 Mạc Thị Bưởi, Hai Bà Trưng, Hà Nội
• Số điện thoại: 058.65555.66
• Website: https://khochiase.vn/
• Địa chỉ Email: [email protected]