Bất kỳ mô hình hoạt động nào, việc vận hành đều phải tuân thủ theo các nguyên tắc, quy trình cơ bản. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp có kho hàng hóa lại càng phải lưu ý. Do tính chất đặc thù đòi hỏi sự chuẩn xác – nhanh chóng – an toàn thì các hoạt động lưu trữ bắt buộc phải xây dựng quy trình quản lý kho hàng khoa học.

Các bước nhập hàng tiến hành như thế nào? Quy trình xuất hàng thực hiện ra sao? Những ai phụ trách ở từng công đoạn?… Nếu thiết kế được quy trình quản lý hàng hóa tốt sẽ giúp hạn chế các sự cố như thất thoát hư hại, chậm trễ,…giúp các khâu từ sản xuất, lưu trữ đến bán hàng của doanh nghiệp diễn ra trơn tru, đạt hiệu quả tối đa.

Dưới đây là các trình chính trong vận hành kho hàng của Khochiase

1. Thuê kho hàng

Sau khi khách hàng có yêu cầu thuê kho hàng của Khochiase trên cả nước để lưu trữ hàng hóa, Khochiase sẽ tiến hành báo giá và ký hợp đồng cho thuê kho. Sau khi kí kết thành công hợp đồng thì chúng tôi sẽ tạo cho quý khách 1 tài khoản trên hệ thống khochiase.vn để quý khách có thể theo dõi số lượng hàng hóa nhập, tồn và xuất đi

2. Quy trình nhận hàng

Quy trình nhận hàng có thể được áp dụng cho các sản phẩm đơn lẻ, đồ vật, lít, hộp, gói, thùng, kilôgam hoặc pallet. Trong trường hợp khách hàng có mã vạch (barcode), Khochiase.vn sẽ quản lý hàng hóa theo mã vạch đó, ngược lại nếu hàng hóa không có mã vạch, Khochiase sẽ tiến hành in nhãn phụ để quản lý hàng hóa trong kho theo nhãn phụ phù hợp với các đặc tính của hàng hóa. Tất cả sẽ được update lên tài khoản mà khochiase đã cấp.

3. Xuất hàng

Có hai phương thức lấy hàng chính thường được sử dụng:

Sơ cấp: Đây là giai đoạn thứ nhất trong quá trình lấy hàng. Trong một số trường hợp, hàng hóa sẽ được vận chuyển trực tiếp đến khu vực đang xử lí hoặc nơi đóng gói để hoàn thành, ký nhận và phân phối. Tại trường hợp này, công đoạn lấy hàng sơ cấp cũng chấm dứt giai đoạn lấy hàng.

Thứ cấp: Đây là giai đoạn thứ hai trong quá trình lấy hàng. Một số hàng hóa sơ cấp sẽ tiếp tục được xử lí trong quy trình thứ cấp, đặc biệt khi hàng được chọn phải được phân bổ cho các đơn đặt hàng nhóm hoặc đơn đặt hàng riêng lẻ thông qua quá trình phân loại hệ thống.

Khách hàng có thể kiểm soát và đối chiếu 24/7 lượng hàng được giao ra khỏi kho hàng theo số đơn hàng mà quý khách đã tạo trên website, cũng như lượng hàng hóa tồn trên mỗi kho, tồn trên tổng tất cả các kho hàng trên toàn quốc qua hệ thống máy chủ của Khochiase.

4. Giao hàng và thu tiền hộ

Khochiase.vn có chính sách hỗ trợ giao hàng rõ ràng đảm bảo uy tín thương hiệu đối với khách hàng. Khi có lệnh xuất đơn hàng đi chúng tôi sẽ vận chuyển hàng của bạn đến địa chỉ cần giao trong nội thành Hà Nội và các khu vực xung quanh. Chính sách thu hộ của chúng tôi là không giới hạn số tiền thu hộ, và chuyển khoản số tiền thu hộ theo yêu cầu của khách hàng. 

5. Đối chiếu và kiểm hàng

Bộ phận Kế toán của Khochiase sau khi tiến hành đối chiếu và kiểm hàng tại kho, sẽ liên hệ để gửi bản kê và đối chiếu lượng hàng hóa tồn kho trên cả nước, đồng thời gửi hóa đơn để đối chiếu công nợ vào ngày 05 hàng tháng. Sau khi quý khách hàng xác minh thì bộ phận Kế toán Khochiase sẽ tiến hành xuất hóa đơn GTGT cho quý khách hàng và quý khách hàng tiến hành thanh toán như trong cam kết của hợp đồng đã được ký kết giữa hai bên.

Tóm lại, quý khách có thể theo dõi lượng hàng hóa của mình khi bàn giao cho Khochiase trên hệ thống của chúng tôi thông qua tài khoản mà chúng tôi cung cấp. Bất kỳ lúc nào quý khách cũng có thể kiểm tra và thống kê số liệu rồi đưa ra phương án kinh doanh mặt hàng tồn hợp lý nhất.