Thủ kho là người đảm trách vai trò quản lý hàng trong kho trên tất cả các công đoạn từ lúc chuyển hàng vào kho, xuất hàng ra khỏi kho, thống kê số liệu hàng tồn kho. Vì vậy, muốn trở thành một thủ kho giỏi, bạn phải có kinh nghiệm quản lý kho hàng dày dặn. Nếu bạn là một thủ kho, bạn đang băn khoăn không biết làm thế nào để có thể trau dồi kinh nghiệm quản lý kho hàng của mình. Bài chia sẻ hôm nay của tôi sẽ giúp bạn làm được điều đó.

1/ Những kinh nghiệm quản lý kho hàng hiệu quả

Kho hàng

Với nhiều năm kinh nghiệm trong quản lý kho hàng, tôi xin gửi đến bạn những kinh nghiệm quản lý kho hàng hiệu quả mà tôi đã đúc rút ra trong quá trình làm việc.

1.1/ Khi xuất nhập hàng

Muốn trở thành thủ kho giỏi, điều đầu tiên mà bạn cần phải biết đó là biết cách xuất nhập hàng. Đây là công đoạn rất quan trọng, bởi nếu bạn chưa có kinh nghiệm hoặc mới vào nghề rất có thể ghi nhầm hàng hóa, gây thất thoát không đáng có. Công việc khi xuất nhập hàng của thủ kho bao gồm:

• Kiểm tra giấy tờ nhập kho: Đây là khâu cực kỳ quan trọng bởi nó giúp bạn có thể nắm rõ chất lượng của từng sản phẩm khi nhập kho ra sao. Bạn cần xem xét giấy tờ một cách cẩn thận và kỹ lưỡng nhất. Bởi nó còn liên quan đến khâu kiểm tra chất lượng sản phẩm sau này.
• Kiểm tra chất lượng: Mỗi mặt hàng sẽ có những yêu cầu chất lượng riêng để có thể xuất nhập kho. Chính vì vậy, việc kiểm tra chất lượng sản phẩm là khâu không thể bỏ qua. Bạn cần biết, sản phẩm đó cần đảm bảo những tiêu chí nào để có thể vào kho. Hãy tạo cho mình một mẫu phiếu báo cáo trong quá trình kiếm tra chất lượng sản phẩm.
• Ghi phiếu nhập kho và nhập số liệu: Nếu sản phẩm đạt yêu cầu chất lượng cũng như giấy tờ, công việc tiếp theo của thủ kho là tiến hành ghi phiếu nhập kho và nhập số liệu. Công đoạn này yêu cầu bạn cần tỉ mỉ, chính xác. Vì chỉ cần nhập sai một chữ số có thể dẫn đến việc hàng hóa trong kho có thể bị thất thoát, gây ảnh hưởng đến việc tính toán sau này.
• Sắp xếp lại không gian kho: Bạn nên biết cách giữ cho không gian trong kho luôn được ngăn nắp, sạch sẽ. Nên biết phân chia các khu vực hàng hóa để thuận tiện việc tìm kiếm cũng như xuất kho. Sau mỗi lần xuất kho, bạn cũng nên có kế hoạch thu dọn bỏ đi những vật dụng không cần thiết tạo điều kiện cho các lần nhập kho tiếp theo.
• Lập thống kê xuất kho: Đây là công đoạn giúp cho chủ của bạn có thể biết được cụ thể hàng hóa trong kho, tình hình xuất nhập hàng hóa ra sao. Là một thủ kho giỏi, bạn cần ghi chép số liệu đầy đủ chi tiết và biết cách lập thống kê xuất kho. Việc này sẽ giúp bạn kiểm soát số lượng hàng hóa một cách chặt chẽ nhất, hạn chế được tình trạng thất thoát hàng hóa.

1.2/ Theo dõi hàng hóa xuất nhập tồn

Theo dõi hàng hóa xuất nhập tồn

Để có thể theo dõi hàng hóa xuất nhập tốn trong kho, bạn nên ghi phiếu nhập, phiếu xuất kho, phiếu ghi chú trên các kệ chứa hàng. Mỗi một kho hàng đều có định mức tồn kho tối thiểu, vì vậy hàng ngày, bạn cần biết được số lượng xuất nhập tồn là bao nhiêu để có phương hướng báo cáo, điều chỉnh với cấp trên.

1.3/ Theo dõi hàng tồn kho tối thiểu

Theo dõi hàng tồn kho định kỳ

Như đã nói ở trên, bạn cần phải đảm bảo định mức tồn kho tối thiểu của hàng hóa có trong kho. Đây là công việc yêu cầu bạn phải làm hàng ngày để có thể theo dõi số lượng hàng hóa một cách chính xác nhất. Việc này, vô cùng quan trọng để chủ của bạn có thể chủ động trong việc đánh giá tình hình trong kho.

1.4/ Thực hiện thủ tục đặt hàng của kho

Nếu hàng hóa trong kho nằm dưới mức tồn kho tối thiểu, bạn cũng cần xin ý kiến chủ doanh nghiệp, cửa hàng để làm thủ tục mua hàng, nhập hàng vào kho. Để có thể thực hiện được việc này, ban cần theo dõi chính xác số lượng hàng hóa trong kho thông qua phiếu ghi chú trên giá kệ hàng.

1.5/ Sắp xếp hàng hóa trong kho

Sắp xếp hàng hóa trong kho khoa học

Sau mỗi quá trình xuất nhập kho, thì bạn nên biết cách sắp xếp lại hàng hóa trong kho sao cho khoa học. Bạn cũng nên lập sơ đồ kho và cập nhật sơ đồ kho khi có phát sinh hàng hóa, kèm theo đó là những bảng chỉ dẫn, giúp bạn có thể tìm hàng hóa trong kho dễ dàng hơn. Với mỗi hàng hóa trong kho, bạn cần có trách nhiệm dán nhãn đầy đủ cho hàng hóa, vật tư. Các thông tin trên nhãn cần có các thuộc tính như:mã hàng, màu, kích thước...Mỗi kệ phải được đánh số hiệu. Việc dán nhãn lên hàng hóa sẽ giúp cho việc phân loại và tìm kiếm hàng trong kho được dễ dàng, theo dõi hàng tồn kho chính xác nhất.

1.6/ Đảm bảo tiêu chuẩn hàng hóa trong kho

Để có thể đảm bảo tiêu chuẩn hàng hóa trong kho, bạn cần biết cách sắp xếp hàng hóa trong kho đúng theo hướng dẫn của nhà sản xuất. Với loại hàng thời gian bảo quản ngắn, nhanh hết hạn thì cần phải quản lý theo nguyên tắc nhập trước xuất trước.

1.7/ Tuân thủ quy định về phòng cháy chữa cháy (PCCC) và an toàn trong kho

Đảm bảo quy định về phòng cháy chữa cháy

Hằng năm, có rất nhiều vụ cháy kho hàng, là một nhân viên thủ kho, bạn cũng cần trau dồi cho mình những kỹ năng cơ bản liên quan đến PCCC, để từ đó đề xuất lên cấp trên những phương án phù hợp. Nên định kỳ hàng tháng kiểm tra lại các giá kệ chứa hàng tránh kệ bị gãy đổ…

2/ Một số sai lầm thường gặp trong trong việc quản lý hàng tồn kho

Trong quá trình làm việc, thủ kho cũng không tránh khỏi những sai lầm đáng tiếc.

2.1/ Không xác định định mức tồn kho định kỳ

Điều quan trọng trong kinh nghiệm quản lý kho hàng, là bạn phải xác định được định mức tồn kho định kỳ của hàng hóa. Định mức hàng tồn trong nhà kho là số lượng hàng hóa được xác định và luôn được duy trì trong kho để đảm bảo cung ứng kịp thời khi có nhu cầu sử dụng phát sinh, đảm bảo hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra liên tục, không bị gián đoạn. Do đó xác định định mức tồn kho cần thiết là một công việc hết sức quan trọng nhằm duy trì sự ổn định cho hoạt động bán hàng.

Là một thủ kho nếu như bạn lơ là trong việc kiểm tra số lượng hàng trong kho, khiến cho số lượng hàng hóa trong kho dưới mức tồn kho tối thiểu thì doanh nghiệp sẽ có nguy cơ đối mặt với việc bỏ lỡ nhiều cơ hội kinh doanh hoặc công việc kinh doanh bị gián đoạn. Tuy nhiên, việc để hàng tồn nhà kho quá lớn sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp cũng như làm tăng nhiều chi phí bảo quản, mặt bằng,…để lưu trữ hang hóa.

2.2/ Không sắp xếp hàng hóa, vật tư khoa học

Một sai lầm nữa mà rất nhiều thủ kho chủ quan đó là không sắp xếp hàng hóa, vật tư khoa học. Nên mỗi lần tìm kiếm, vận chuyển, xuất nhập kho mất rất nhiều thời gian. Việc sắp xếp hàng hóa trong kho giúp tiết kiệm diện tích trong kho cũng như tăng hiệu quả cho việc xuất nhập hay kiểm soát hàng hóa. Bạn nên cho nhân viên phân loại, dán nhãn hàng hóa và bố trí phù hợp với đặc điểm của từng mặt hàng. Một lưu ý nhỏ cho bạn là bạn nên để một lối đi giữa các khu vực hàng để giúp việc vận chuyển hàng hóa dễ dàng hơn.

2.3/ Không kiểm tra hàng hóa, vật tư định kỳ thường xuyên

Nếu kho hàng có số lượng hàng hóa, nguyên vật liệu quá lớn là một thủ kho, bạn rất dễ mắc phải sai lầm trong việc kiểm tra, thống kê số lượng hàng hóa. Công tác kiểm tra hàng hóa vật tư định kì thường xuyên là một hoạt động cần thiết để xác định lượng hàng hóa thực tế trong kho với trên giấy tờ, sổ sách quản lý có chính xác hay không. Đây cũng là một hoạt động giúp hàng hóa được luân chuyển liên tục, tránh tình trạng hàng hóa/vật tư bị hỏng hóc, hao mòn, giảm giá trị sử dụng trong kho mới được thanh lý.

Công việc kiểm tra hàng hóa, vật tư tốn nhiều thời gian cũng như phức tạp, do đó có nhiều thủ kho “lười” không có kế hoạch làm việc này thường xuyên. Hậu quả là hàng hóa bị hỏng hóc, thất lạc và không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.

2.4/ Không sử dụng phần mềm quản lý kho

Phần mềm quản lý kho hàng

Việc áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý kho là điều vô cùng cần thiết. Bởi nó có thể giúp cho công việc thủ kho của bạn được dễ dàng hơn.  Với một số lượng hàng hóa lớn, nếu quản lý bằng giấy tờ rất có thể bị thất lạc kiến công việc quản lý gây khó khăn và tốn sức hơn. Sử dụng một phần mềm quản lý sẽ giúp cho bạn có thể theo dõi được định mức tối thiểu với mỗi mặt hàng, việc thống kê hàng hóa, kiểm soát tình hình hàng hóa cũng sẽ dễ dàng hơn rất nhiều. Nếu kho hàng của bạn chưa có phần mềm quản lý kho, hãy mạnh dạn đề xuất lên cấp trên nhé. Nó không những giúp cho công việc của bạn mà còn giúp cho chủ doanh nghiệp có thể thống kê, theo dõi được tình hình hàng hóa trong kho một cách chính xác nhất.

Trên đây là toàn bộ kinh nghiệm quản lý kho hàng dành cho thủ kho. Nhìn chung, những kinh nghiệm trên bạn có thể từ từ bồi dưỡng hoặc cải thiện trong quá trình làm việc để trở thành một nhân viên thủ kho giỏi. Cám ơn các bạn đã theo dõi bài chia sẻ của chúng tôi.