CÓ CẦN THIẾT PHẢI ĐĂNG KÝ ĐỊA ĐIỂM KINH DOANH KHI ĐI THUÊ KHO BÃI HOẶC NHÀ XƯỞNG KHÔNG?

Có cần thiết phải đăng ký địa điểm kinh doanh khi đi thuê kho bãi hoặc nhà xưởng không? Đây là câu hỏi rất nhiều doanh nghiệp đang thắc mắc vì nó có ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Nền kinh tế đang phát triển, do đó, nhu cầu thuê kho bãi cũng đang tăng lên để phục vụ các hoạt động lưu trữ và phân phối của các doanh nghiệp. Tuy nhiên, một số doanh nghiệp vẫn đặt ra câu hỏi liệu họ cần phải đăng ký địa điểm kinh doanh khi thuê kho không. Để giải đáp thắc mắc này, hãy đọc bài viết dưới đây của chúng tôi.

1. Kho lưu trữ hàng hoá có cần thiết phải đăng ký địa điểm kinh doanh hay không?

Kho lưu trữ hàng hóa và trang thiết bị sản xuất của doanh nghiệp có vai trò quan trọng trong quá trình hoạt động kinh doanh. Trong một số trường hợp, kho này có thể tham gia vào hoạt động kinh doanh trực tiếp với khách hàng và đối tác.

Kho lưu trữ hàng hoá có thể được coi là một địa điểm kinh doanh 

Theo Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định số 01/2021/NĐ-CP, kho có thể được xem xét là một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, và được phân loại vào một trong ba hình thức sau: chi nhánh, văn phòng đại diện, hoặc địa điểm kinh doanh.

Theo quy định của Điều 44, Kho lưu trữ hàng hóa có thể được xem là một địa điểm kinh doanh, nơi mà các hoạt động kinh doanh cụ thể của doanh nghiệp được thực hiện. Tuy không trực tiếp tham gia vào việc kinh doanh, việc đăng ký kho làm địa điểm kinh doanh có thể giúp doanh nghiệp tiện lợi hơn trong các thủ tục pháp lý, đặc biệt là liên quan đến kê khai thuế. Thông thường, doanh nghiệp có thể lựa chọn giữa việc đăng ký kho làm chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh tùy thuộc vào nhu cầu và điều kiện cụ thể của họ.

Kho lưu trữ hàng hoá có thể được coi là một địa điểm kinh doanh 

2. Có cần thiết phải đăng ký địa điểm kinh doanh kho đi thuê kho bãi hoặc nhà xưởng không?

Trong việc xem xét việc thuê kho làm địa điểm kinh doanh, cần lưu ý một số điểm sau đây: Thứ nhất, về mặt chức năng kinh doanh, kho chứa hàng thường được sử dụng để lưu trữ hàng hoá và có thể trở thành điểm kinh doanh hàng hóa tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp. Bạn nên xem xét việc đăng ký kho làm địa điểm kinh doanh vì một số lý do sau: Kho chứa hàng thường có khả năng trở thành điểm kinh doanh hàng hóa khi cần thiết, do đó việc đăng ký kho làm địa điểm kinh doanh có thể giúp đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

• Theo Điều 44 của Luật Doanh nghiệp 2020, địa điểm kinh doanh được định nghĩa là nơi mà doanh nghiệp tiến hành các hoạt động kinh doanh cụ thể.
• Theo Điều 4 của Luật Doanh nghiệp 2020, kinh doanh bao gồm việc thực hiện liên tục các công đoạn từ đầu tư, sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm hoặc cung ứng dịch vụ, tiện ích để tìm kiếm lợi nhuận. Trụ sở chính hoặc địa điểm kinh doanh là nơi mà doanh nghiệp thực hiện các hoạt động kinh doanh của mình.
• Theo điểm a, Điều 31 của Nghị định số 01/2021/NĐ-CP hướng dẫn Luật Doanh nghiệp năm 2020, doanh nghiệp được phép thành lập địa điểm kinh doanh tại các địa chỉ khác ngoài chi nhánh hoặc trụ sở.

Nếu doanh nghiệp thuê một nhà kho để sử dụng làm nơi lưu trữ hàng hóa, theo các quy định về địa điểm kinh doanh và hoạt động kinh doanh như đã nêu, kho chứa hàng được coi là một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp.

Sau khi hoàn thành thủ tục thành lập địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp cần tiến hành thông báo và kê khai về địa điểm kinh doanh mới đã được thành lập trực thuộc doanh nghiệp với cơ quan thuế để quản lý.

Thứ hai, nếu doanh nghiệp thuê kho có đầy đủ hợp đồng, hóa đơn và chứng từ thanh toán, nhưng không thực hiện đăng ký thành lập địa điểm kinh doanh và không nộp thuế môn bài, thì các chi phí liên quan đến việc thuê kho có thể bị loại khỏi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.

3. Nếu trong trường hợp thuê kho không đăng ký địa điểm kinh doanh có gặp rủi ro không? 

Việc đăng ký địa điểm kinh doanh khi thuê kho không phải luôn là điều bắt buộc, nhưng nó vẫn là một hành động tốt để thực hiện. Bằng cách này, bạn có thể tránh được một số rủi ro tiềm ẩn, như:

• Trong trường hợp phát sinh tranh chấp pháp lý, doanh nghiệp sẽ không nhận được bảo vệ.
• Nếu không đăng ký địa điểm kinh doanh, khi có người quản lý thị trường đến kiểm tra và phát hiện vi phạm, sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Theo Điều 54 của Nghị định số 122/2021/NĐ-CP, phí phạt áp dụng khi doanh nghiệp không đăng ký địa điểm kho hàng và hoạt động mà không tuân thủ quy định như sau:

Một số hành vị sau sẽ bị phạt tiền từ 20 đến 30 triệu đồng:

• Kinh doanh tại địa điểm mà không thông báo cho cơ quan đăng ký kinh doanh tại địa chỉ chính của doanh nghiệp hoặc tại chi nhánh hoạt động kinh doanh.
• Trong trường hợp vi phạm Pháp luật về thuế, sẽ bị xử lý theo quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế.
• Chấm dứt hoạt động tại chi nhánh, văn phòng đại diện, hoặc địa điểm kinh doanh mà không thông báo cho cơ quan đăng ký kinh doanh.
• Chuyển chi nhánh, trụ sở, văn phòng đại diện sang tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác mà không thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh tại địa điểm mới.

Doanh nghiệp buộc phải thông báo cho cơ quan đăng ký kinh doanh để khắc phục các hậu quả trong trường hợp trên đối với hành vi vi phạm quy định của điều luật này tại Khoản 1.

4. Khi thuê kho cần thực hiện những thủ tục đăng ký địa điểm kinh doanh/chi nhánh nào?

Đăng kí địa điểm kinh doanh/chi nhánh khi thuê kho cần phải có một số lưu ý

Lưu ý về phải đăng ký địa điểm khi thuê kho bãi hoặc nhà xưởng

Một số điều mà doanh nghiệp cần chú ý để quá trình đăng ký địa điểm kinh doanh khi thuê kho được thuận lợi:

• Cần phải có giấy tờ đăng ký quyền sử dụng đất tại Kho chứa hàng.
• Phải có hợp đồng thuê rõ ràng giữa các bên và được công nhận pháp lý.
• Kho chứa hàng phải là của chủ sở hữu và không thuộc diện bị kê biên tài sản.
• Không có tranh chấp pháp lý giữa các bên liên quan đến nhà kho sẽ được thuê.

Những giấy tờ doanh nghiệp cần chuẩn bị để đăng ký địa điểm kinh doanh

Luật pháp của Việt Nam đã cụ thể hóa các quy định về thủ tục đăng ký kinh doanh tại các điểm 2 và 3 của Điều 31 trong Nghị định số 01/2021/NĐ-CP. Đồng thời, quy trình thông báo thành lập địa điểm kinh doanh cũng đã đề cập rõ các loại thông tin mà doanh nghiệp cần cung cấp theo Phụ lục số II-7 trong Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT.

Đối với hình thức chi nhánh hồ sơ đăng ký địa điểm kinh doanh cần phải có gì?

• Biên bản họp/quyết định của chủ sở hữu hoặc cuộc họp cổ đông.
• Thông báo thành lập chi nhánh mới.
• Bản sao các văn bản chứng thực của chủ doanh nghiệp.
• Giấy tờ uỷ quyền hoặc hợp đồng sử dụng dịch vụ khi nộp hồ sơ đăng ký.
• Bản sao các văn bản chứng thực của cá nhân/đơn vị được ủy quyền thực hiện thủ tục.

Đối với hình thức địa điểm kinh doanh hồ sơ đăng ký địa điểm kinh doanh cần phải có gì?

• Thông báo từ doanh nghiệp về việc thiết lập điểm kinh doanh mới.
• Tài liệu ủy quyền hoặc hợp đồng sử dụng dịch vụ khi gửi hồ sơ đăng ký.
• Bản sao các tài liệu chứng thực của cá nhân hoặc tổ chức được ủy quyền.

Để đăng ký địa điểm kinh doanh khi thuê kho bãi hoặc nhà xưởng cần thực hiện các bước sau:

Doanh nghiệp khi thuê kho cần tuân thủ đúng các thủ tục và quy định của Pháp luật, như đã được quy định rõ trong Luật doanh nghiệp 2020 và Nghị định số 01/2021/NĐ-CP. Các bước của Quy trình bao gồm: 

• Bước 1: Gửi thông báo về việc thiết lập chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh mới của doanh nghiệp tới phòng Đăng ký kinh doanh cấp địa phương.
• Bước 2: Trong vòng 3 ngày làm việc, phòng Đăng ký kinh doanh sẽ xem xét hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ, sẽ được cập nhật vào Cơ sở dữ liệu Quốc gia. Trái lại, doanh nghiệp phải điều chỉnh và bổ sung hồ sơ theo yêu cầu của phòng Đăng ký kinh doanh.
• Bước 3: Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh cho doanh nghiệp.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần thực hiện việc khai thuế môn bài, thuế thu nhập doanh nghiệp và thuế giá trị gia tăng đối với kho chứa hàng.

5. Tổng kết

Trên đây là phần trả lời cho câu hỏi "CÓ CẦN THIẾT PHẢI ĐĂNG KÝ ĐỊA ĐIỂM KINH DOANH KHI ĐI THUÊ KHO BÃI HOẶC NHÀ XƯỞNG KHÔNG?" và một số thông tin chi tiết có liên quan đến vấn đề này. Hy vọng rằng thông qua bài viết này, quý độc giả đã có câu trả lời cho thắc mắc của mình và hiểu rõ hơn về quy trình đăng ký chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh cho các kho chứa hàng.

Hãy tiếp tục đón đọc các bài viết tiếp theo trên Kho Chia Sẻ để cập nhật thông tin pháp luật và những kinh nghiệm quý báu về lĩnh vực cho thuê kho bãi và hậu cần Logistics nói chung.