Tiêu chuẩn 5S là một khái niệm quen thuộc được áp dụng trong nhiều môi trường làm việc khác nhau. Từ văn phòng, công ty, công trường cho đến nhà xưởng, nhà kho,… Tuân thủ theo tiêu chuẩn 5S giúp công việc hiệu quả hơn, năng suất cao hơn, hạn chế các sơ sót, tiết kiệm thời gian và công sức cho việc quản lý cũng như hoạt động của từng nhân viên. Với những lợi ích cũng như tính thiết thực mà tiêu chuẩn 5S mang lại, hầu hết các kho hàng hiện nay đều áp dụng và mang lại hiệu quả.

Nhờ áp dụng tiêu chuẩn 5S mà Khochiase ngày càng hoàn thiện quy trình quản lý xuất nhập và lưu trữ hàng hóa. Không gian hàng hóa của chúng tôi ngày càng gọn gàng, phân theo từng khu vực theo từng loại hàng hóa.

Tiêu chuẩn 5S là gì? Nguồn gốc của tiêu chuẩn 5S?

5S có một xuất xứ thú vị. Không phải ra đời từ một tổ chức Âu Mỹ nào đó, tiêu chuẩn 5S có nguồn gốc từ Nhật Bản, một quốc gia Châu Á đề cao tính kỷ luật. Nơi áp dụng đầu tiên chính là hãng Toyota, sau đó phát triển nhanh chóng tại các tổ chức công ty ở Nhật Bản, rồi nhân rộng ra toàn thế giới.

Ban đầu, tiêu chuẩn 5S có thiên hướng về lĩnh vực kỹ thuật máy móc, biểu trưng cho một hệ thống công nghiệp chính xác, chặt chẽ. Nhưng càng về sau, khi mà hiệu quả được chứng thực rõ rệt, tiêu chuẩn 5S dần trở thành tiêu chuẩn đại trà được phổ biến cho mọi lĩnh vực, trong nhà xưởng lẫn không gian văn phòng, được áp dụng đối với mỗi nhân viên để cùng xây dựng môi trường làm việc năng suất, hiệu quả hơn.

Vậy tiêu chuẩn 5s là gì mà có thể mang lại nhiều điều kỳ diệu như vậy?

Giải thích ngắn gọn, tiêu chuẩn 5S chính là những nguyên tắc được đặt ra trong việc tổ chức nơi làm việc, nhằm mục đích cải tiến năng suất và chất lượng công việc, dựa trên nền tảng là 5 từ viết tắt của Nhật Bản, cụ thể:

• Sort – Sàng lọc: là sàng lọc những vật dụng không cần thiết tại nơi làm việc và loại bỏ chúng
• Seiton – Sắp xếp: là sắp xếp mọi thứ ngăn nắp, theo một trật tự nhất định, tiện lợi khi sử dụng
• Seiso – Sạch sẽ : là vệ sinh tại nơi làm việc sao cho không còn rác hay bụi bẩn tại nơi làm việc
• Seiketsu – Săn sóc : là luôn săn sóc, giữ gìn nơi làm việc luôn sạch sẽ, thuận tiện và có năng suất
• Shitsuke – Sẵn sàng : Tạo thành một nề nếp, thói quen tự giác làm việc tốt, duy trì môi trường làm việc thuận tiện

Thực hành 5S là một chương trình đòi hỏi sự tham gia của tất cả mọi người trong tổ chức/doanh nghiệp. Đây là một phương pháp hiệu quả để huy động con người, cải tiến môi trường làm việc và nâng cao năng suất.
Nguyên tắc của thực hành 5S hết sức đơn giản, không đòi hỏi phải dùng các thuật ngữ hay phương pháp phức tạp nào trong quá trình thực hiện. Thành công trong thực hành sẽ giúp các tổ chức/doanh nghiệp đạt được năng suất cao hơn thông qua:

• Xây dựng một môi trường kho sạch sẽ, ngăn nắp;
• Mọi người trong cũng như ngoài kho xưởng dễ dàng nhận thấy rõ kết quả;
• Tăng cường phát huy sáng kiến;
• Nâng cao ý thức kỷ luật trong cơ quan;
• Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn;
• Cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc;
• Xây dựng hình ảnh kho xưởng, đem lại cơ hội trong quản lý, kinh doanh...

1.SERI (Sàng lọc)

Đây là yêu cầu đầu tiên của Quy tắc 5s trong vận hành kho hàng. Bất kỳ hàng hóa nào đưa vào kho hàng đều phải được xem xét kỹ lưỡng và phân loại rõ ràng, đưa vào các khu vực hợp lý. Đồng thời loại bỏ mọi loại thiết bị, máy móc, hàng hóa, vật dụng,… không thực sự cần thiết ra khỏi kho. Yêu cầu phải kiểm tra cẩn thận và thực hiện dứt khoát, có thể loại bỏ hoàn toàn hoặc chuyển sang các bộ phận phù hợp.

Bạn có nghe tới “Lối sống tối giản” của người Nhật? Đây cũng là một biểu hiện rõ ràng về việc tinh giản không gian làm việc, chỉ giữ lại những thứ thực sự cần thiết. Sàng lọc tốt ngay từ đầu sẽ giúp cho các S còn lại được tiến hành dễ dàng hơn.

Việc sàng lọc kho hàng nên được thực hiện định kỳ. Tần suất gợi ý nên là 1-3 tháng/lần tùy kích thước cũng như tính chất hoạt động của kho hàng.

2. SEITON (Sắp xếp)

Đòi hỏi thực hiện theo tiêu chí Dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra, dễ trả lại. Điều này áp dụng cho mọi thứ xuất hiện trong kho, từ sản phẩm hàng hóa cho tới dụng cụ hoạt động. Tức mọi thứ cần được đặt để tại chính xác vị trí của mình, hàng hóa sắp xếp ngay ngắn theo đúng nguyên tắc để khi cần có thể tiếp cận một cách nhanh chóng và thuận tiện nhất. Ví dụ như hàng nặng đặt phía dưới, hàng nhẹ đặt phía trên. Hàng nhập trước, hàng có hạn dùng ngắn hơn sẽ ưu tiên để phía ngoài để xuất trước,….

Trong kho hàng, nên bố trí thêm các bảng chỉ dẫn, bảng đánh dấu khu vực, dán nhãn sản phẩm để Quy tắc 5s trong vận hành kho hàng được thực hiện triệt để.

3. SEISO (Sạch sẽ)

Tiêu chí sạch sẽ trong 5S đề cao tầm quan trọng của vấn đề vệ sinh không gian làm việc đối với hiệu quả công việc. Một nơi làm việc bừa bộn, đầy bụi bẩn, mọi vật đặt để lung tung không chỉ làm mất nhiều thời gian tìm kiếm mà còn khiến nhân viên cảm thấy khó chịu, mệt mỏi, giảm năng suất hoạt động. Đặc biệt đối với môi trường đặc thù như kho hàng (có rất nhiều hàng hóa), càng bắt buộc phải sạch sẽ gọn gàng, đảm bảo điều kiện bảo quản hàng hóa an toàn.

Do đó chủ doanh nghiệp cần lên kế hoạch tổng quét dọn kho hàng định kỳ (bao gồm vệ sinh trong và xung quanh kho), đưa ra các quy định giữ vệ sinh chung để nhân viên kho tuân thủ. Đồng thời cần lưu ý vệ sinh và bảo dưỡng các máy móc, dụng cụ, thiết bị,…để tăng tuổi thọ của chúng và năng suất làm việc.

Kho hàng sạch sẽ cũng sẽ giúp cho doanh nghiệp của bạn tăng thêm một điểm cộng trong mắt đối tác, khách hàng. Điều này thật tuyệt vời!

4. SEIKETSU (Săn sóc)

SEIKETSU (Săn sóc) đóng vai trò rất quan trọng trong việc đảm bảo sự duy trì và mức độ hiệu quả của 3S vừa nêu phía trên. Nói cách khác, đây là bước chuẩn hóa và giám sát 3S còn lại.

Tại tiêu chuẩn này, chủ kho hàng cần lập ra các quy định cụ thể để mỗi nhân viên kho nắm rõ trách nhiệm của mình và trách nhiệm chung đối với kho hàng. Đồng thời cũng có thể tổ chức các cuộc thi, dành tặng các phần thưởng cho những cá nhân thực hành tốt. Mục đích nhằm hướng đến xây dựng một kho hàng sạch sẽ, ngăn nắp, ý thức của mỗi cá nhân được rèn giũa, cải thiện mang đến tác phong làm việc chuyên nghiệp, đúng quy trình.

Không chỉ nhân viên, mà từ các cấp quản lý, lãnh đạo đều phải tuân thủ nghiêm túc để làm gương và tạo nên một hệ thống thống nhất, cùng phát triển.

5. SHITSUKE (Sẵn sàng)

Nếu các quy định được đưa ra mà bản thân nhân viên làm theo một cách đối phó, không có tinh thần hưởng ứng nghiêm túc, sẽ chỉ mang đến hiệu quả nhất thời, không có tính bền vững, ổn định.

Yếu tố cuối cùng của hệ thống 5s trong quản lý nhà xưởng – SHITSUKE – đặt ra yêu cầu với mỗi cá nhân. Đó là tinh thần tuân thủ các quy định, sẵn sàng thực hiện các nhiệm vụ một cách tự giác, có trách nhiệm. Hãy khơi dậy ý thức trong mỗi nhân viên kho rằng “đây là công việc của mình” “đây là nơi mình gắn bó”, “máy móc phục mình”, “những sản phẩm mình tạo ra”, “vai trò quan trọng của mình đối với công việc trong kho hàng”,….để họ làm việc với sự cống hiến cao nhất.

Tiêu chuẩn 5S có triết lý đơn giản, có thể ứng dụng vào mọi ngành nghề, mọi lĩnh vực. Áp dụng thành công tiêu chuẩn 5S sẽ mang đến những thay đổi kỳ diệu cho doanh nghiệp của bạn. 5S tạo nên một dây chuyền mà ở đó các yếu tố tốt đẹp tác động lẫn nhau tạo thành một chu trình tròn vẹn. Kết quả là hình thành một môi trường làm việc ngăn nắp sạch sẽ, an toàn, tập thể thân thiện cởi mở; tổ chức tốt; năng suất tốt; có những người đồng nghiệp tuyệt vời,…. Điều này sẽ giúp nhân viên có tinh thần làm việc thoải mái, thêm tự hào về công việc của mình, công ty của mình, từ đó cống hiến nhiều hơn và gắn bó lâu dài hơn.