Những điều cần lưu ý khi lưu kho hồ sơ tài liệu 

Việc lưu trữ và quản lý hồ sơ và tài liệu là một phần không thể thiếu trong hoạt động của bất kỳ tổ chức nào, từ doanh nghiệp đến tổ chức phi lợi nhuận và cả cá nhân. Tuy nhiên, để đảm bảo tính hiệu quả và bảo mật của quá trình này, có một số điều quan trọng cần lưu ý. Dưới đây là một số gợi ý hữu ích:

1. Cần xem xét độ an toàn của kho

Hãy chọn một đơn vị cho thuê kho uy tín, đảm bảo có đăng ký kinh doanh rõ ràng. Trước khi quyết định thuê, hãy ghé thăm kho để kiểm tra các yếu tố sau:

• An toàn: Đảm bảo rằng kho khô thoáng và không bị ngập nước. Kiểm tra xem kho có được trang bị hệ thống phòng cháy chữa cháy và camera không. Bảo vệ có thường trực 24/24 không?
• Thùng đựng an toàn: Sử dụng thùng đựng dày, cứng cáp, tốt nhất là từ nhựa hoặc sắt không gỉ. Chọn thùng có kích thước vừa phải để tránh khó khăn khi vận chuyển và sắp xếp.
• Phòng trừ côn trùng, mối mọt: Đảm bảo kho lưu trữ được xịt khử côn trùng thường xuyên. Bạn cũng có thể xử lý xịt thuốc các thùng trước khi lưu trữ để đảm bảo sự an toàn.
• Đảm bảo khô ráo: Tránh giấy tờ bị ướt hoặc lưu trong không gian ẩm ướt để ngăn ngừa tình trạng nấm mốc. Hãy đảm bảo hồ sơ của bạn khô ráo trước khi đóng gói.
• Bảo hiểm: Doanh nghiệp cho thuê kho thường có bảo hiểm cháy nổ và chế độ đền bù cho khách hàng khi xảy ra sự cố. Tuy nhiên, để bảo đảm hơn, bạn có thể mua riêng bảo hiểm tài sản cho cơ quan của mình.

2. Sắp xếp hồ sơ – tài liệu

Để sắp xếp hồ sơ khoa học một cách hợp lý, bạn có thể áp dụng các phương pháp sau:

• Phân loại hồ sơ: Tùy thuộc vào tính chất của tài liệu và nhu cầu của công ty, bạn có thể sắp xếp hồ sơ theo từng phòng ban, loại hồ sơ, mức độ quan trọng, thời gian từng năm, và các tiêu chí khác.
• Gắn nhãn và đánh số: Đánh số thứ tự cho từng thùng hồ sơ và gắn nhãn bên ngoài hộp. Sử dụng một mảnh giấy để ghi chú thông tin sơ bộ của các hồ sơ bên trong, và đảm bảo ghi chú ở góc thống nhất để dễ theo dõi.
• Bố trí hợp lý: Bố trí thùng hồ sơ ở vị trí thấp, vừa tầm với, có ánh sáng tốt và dễ quan sát.
• Lập sơ đồ vị trí: Nếu có nhiều thùng đựng hồ sơ và ở nhiều ngăn kệ khác nhau, lập sơ đồ mô tả vị trí là một việc cần thiết.
• Lưu trữ trên máy tính: Tạo một folder kiểm soát trên máy tính để lưu trữ thông tin. Các công ty cho thuê kho thường cung cấp bảng báo cáo hàng tháng, nhưng bạn cũng nên lập một file dữ liệu riêng.
• Tìm hiểu thủ tục trích lục hồ sơ: Nắm vững thông tin về các dịch vụ hỗ trợ, chi phí lưu kho hồ sơ, quy trình giao nhận hồ sơ, và các tiện ích như truy xuất hồ sơ từ kho hay dịch vụ giao hồ sơ đến nơi làm việc.

Khi lưu kho hồ sơ tài liệu cần lưu ý 

3. Xử lý tài liệu hồ sơ

Để bảo quản hồ sơ và tài liệu trong kho tốt hơn, hãy tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Loại bỏ các vật liệu có thể gây hại: Tránh sử dụng thun cao su, kẹp giấy hoặc kẹp kim loại, vì chúng có thể gây ăn mòn, gỉ sét cho tài liệu sau thời gian lưu trữ.
• Sắp xếp cẩn thận và không gấp nhăn: Đảm bảo tài liệu được sắp xếp cẩn thận, không bị gấp nhăn, giúp tránh tình trạng ố bẩn hoặc mục nát.
• Xếp vừa đủ tài liệu trong mỗi thùng: Mỗi thùng cần được xếp vừa đủ tài liệu, để lại khoảng trống để dễ dàng trích lục. Tránh nhồi nhét quá nhiều để tránh gây rối và nhầm lẫn.
• Tạo bản sao cho tài liệu quan trọng: Đối với các tài liệu đặc biệt quan trọng hoặc mờ, hãy tạo bản sao để tránh tình trạng phai màu và thiếu sót khi lưu trữ lâu dài.
• Đảm bảo tay sạch và khô ráo: Mồ hôi tay có thể làm ẩm ướt tài liệu, vì vậy hãy đảm bảo tay sạch sẽ và khô ráo khi sắp xếp tài liệu, hoặc sử dụng bao tay để bảo vệ.

Xem thêm: 10 Loại Kho Hàng Phổ Biến Nhất Trong Logistics

Hãy đảm bảo rằng bạn bảo quản hồ sơ khoa học một cách cẩn thận, bởi vì chúng đều là những giấy tờ và chứng từ có giá trị đặc biệt quan trọng. Điều này đòi hỏi sự cẩn thận trong mọi bước để đảm bảo an toàn tối đa cho chúng.

Để có thông tin chi tiết về các dịch vụ lưu trữ kho bãi của Kho Chia Sẻ xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua thông tin dưới đây. Chúng tôi sẽ cung cấp sự tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng để giải đáp mọi thắc mắc của bạn.

• Trụ sở chính: Số 67 Mạc Thị Bưởi, Hai Bà Trưng, Hà Nội
• Số điện thoại: 058.65555.66
• Website: https://khochiase.vn/
• Địa chỉ Email: [email protected]