Các doanh nghiệp thường gặp nhiều khó khăn trong việc tìm ra giải pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả nhất hay phân vân lựa chọn phần mềm quản lý tồn kho tốt trên thị trường. Trước khi trả lời được các câu hỏi đó, bản thân người làm cần nắm vững những kiến thức cơ bản được đề cập dưới đây.

1.    Khái niệm quy trình quản lý hàng tồn kho

Quy trình quản lý hàng tồn kho được xác định bắt đầu từ thời điểm nhà cung cấp giao nguyên vật liệu đến kho của Công ty cho đến thời điểm thành phẩm được xuất ra khỏi kho thành hàng hóa.

Quy trình bao gồm 3 công việc chính: Quản lý mã hàng, Quản lý hoạt động nhập kho, Quản lý hoạt động xuất kho.

2.    Sơ đồ quy trình quản lý hàng tồn kho

a. Quy trình quản lý mã hàng:

• Bước 1: Phòng kinh doanh hoặc phòng kế hoạch gửi yêu cầu cập nhật mã hàng mới hoặc sửa lại mã hàng với người phụ trách quản lý việc đặt mã hàng của doanh nghiệp.
• Bước 2: Kiểm tra lại tình trạng của mặt hàng, sau đó thực hiện đối chiếu. Nếu không tồn tại thì thực hiện bước 3; đối với nhu cầu chỉnh sửa mã hàng thì xuống bước 4 thực hiện.
• Bước 3: Với yêu cầu thêm mới, cán bộ phụ trách cập nhật thông tin về mặt hàng; xác định thuộc tính nhóm hàng, loại hàng, nhà cung cấp để cấp mã hàng mới theo quy định.
• Bước 4: Kiểm tra sự cần thiết của việc thay đổi, chỉnh sửa. Nếu không thể thay đổi được thì thực hiện thông báo cho người yêu cầu. Nếu có thể thay đổi thì thực hiện bước 5
• Bước 5: Tiến hành chỉnh sửa mã hàng theo quy tắc đặt mã trước đó.

Quy trình quản lý này thường được hệ thống rất tốt trong các phần mềm quản lý kho.

b. Quản lý hoạt động nhập kho

• Nhập kho mua hàng nguyên vật liệu:

+ Khi có kế hoạch nhập kho nguyên vật liệu, Bộ phận kinh doanh sẽ thông báo kế hoạch nhập kho cho Bộ phận bảo vệ, Bộ phận kế hoạch vật tư, Bộ phận quản lý chất lựơng và các bên có liên quan để bố trí nhân sự.

+ Căn cứ vào Phiếu Xuất Kho và Hoá đơn (nếu có) của nhà cung cấp để kiểm tra số lượng và chủng loại của nguyên vật liệu nhập kho.

+ Chuyển Phiếu xuất kho và hóa đơn của nhà cung cấp cho Kế toán kho vật tư.

+ Kế toán kho vật tư đối chiếu số lượng nguyên vật liệu tại thời điểm kiểm tra nhập kho với đơn đặt hàng/ Phiếu đề nghị mua sản phẩm (do Bộ phận kinh doanh chuyển lên), và nhận Phiếu xuất kho và hoá đơn của nhà cung cấp

+ Nhân viên bộ phận quản lý chất lượng kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu nhập kho, nếu nguyên vật liệu đảm bảo yêu cầu, Nhân viên này phát hành Phiếu kiểm tra và thử nghiệm nguyên vật liệu và Nhân viên bốc xếp chuyển nguyên vật liệu nhập kho. Phiếu kiểm tra và thử nghiệm nguyên vật liệu có xác nhận và đóng dấu của nhà cung cấp và chữ ký của Nhân viên bộ phận quản lý chất lượng là hợp lệ và chuyển cho Kế toán kho vật tư.

+ Sau khi nhập nguyên vật liệu, Thủ kho kiểm tra số lượng và ghi nhận vào thẻ kho.

• Nhập kho thành phẩm:

+ Thủ kho tiến hành nhập kho thành phẩm, ký vào Phiếu bàn giao thành phẩm, lưu lại 1 liên tại kho và chuyển liên kia cho Bộ phận sản xuất.

+ Thủ kho cập nhập thông tin về thành phẩm vào các Thẻ kho, Báo cáo hàng tồn kho tại bộ phận kho.

c. Quản lý hoạt động xuất kho

• Xuất kho bán hàng:

+ Kế toán kho nhận được lệnh xuất kho kèm theo đơn hàng bán sẽ thực hiện việc kiểm tra tồn kho. Nếu tồn kho đủ đơn hàng thì thực hiện bước 2, không đủ thực hiện bước 3

+ Kế toán kho dựa vào những thông tin trên đơn hàng và lập hóa đơn.

+ Thủ kho thực hiện xuất kho theo hóa đơn.

• Xuất kho sản xuất:

+ Bước 1: Phòng kế hoạch vật tư làm đề nghị xuất kho cho sản xuất, hoặc có bộ phận có nhu cầu trực tiếp làm đề nghị xuất nguyên vật liệu.

+ Bước 2: Giám đốc hoặc người được ủy quyền phê duyệt đề nghị.

+ Bước 3: Kiểm tra lượng tồn kho xem có thể đáp ứng được yêu cầu không? Nếu đủ hàng đề xuất thực hiện bước 4; Nếu không đủ thì thực hiện bước 5

+ Bước 4: Căn cứ vào yêu cầu xuất kho, Kế toán kho lập phiếu xuất kho và lấy xác nhận của những cá nhân có liên quan.

+ Bước 5: Thủ kho thực hiện xuất kho theo phiếu xuất kho.

• Xuất chuyển kho:

+ Bước 1: Bộ phận có nhu cầu chuyển kho làm đề nghị chuyển kho. Giám đốc hoặc người được ủy quyền xem xét phê duyệt đề nghị chuyển kho. Nếu được duyệt chuyển sang bước 2.

+ Bước 2: Kế toán kho căn cứ vào phiếu đề nghị chuyển kho đã được duyệt, thực hiện giao dịch chuyển kho, in phiếu và lấy xác nhận của các bên có liên quan.

+ Bước 3: Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho đã có ký xác nhận thực hiện xuất kho và ký xác nhận vào phiếu xuất kho.

• Xuất Lắp ráp:

+ Bộ phận có nhu cầu lắp ráp hàng làm phiếu đề nghị xuất vật tư để lắp ráp. Giám đốc hoặc người được ủy quyền xem xét phê duyệt. Nếu yêu cầu được phê duyệt thực hiện bước tiếp theo

+ Kế toán kho căn cứ vào phiếu đề nghị xuất lắp ráp đã được duyệt, thực hiện lập giao dịch xuất lắp ráp. Sau đó in phiếu xuất lắp ráp lấy xác nhận của các bên liên quan.

+ Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất lắp ráp có xác nhận thực hiện xuất kho và ký xác nhận vào phiếu xuất.

Trên đây là những thông tin chi tiết và đầy đủ nhất về quy trình quản lý hàng tồn kho, rất mong sẽ hữu ích và thiết thực đối với quý bạn đọc.