Quản lý kho là một công việc rất vất vả cho người chủ shop và nhân viên bán hàng, thu ngân. Khi cửa hàng, doanh nghiệp ngày càng phát triển thì số lượng hàng hóa trong kho cũng ngày càng tăng cao. Quản lý kho thế nào để hàng hóa bán ra – nhập vào không bị nhầm lẫn, thất thoát?

Nghe có vẻ khó khăn. Nhưng nếu biết được cách quản lý kho hàng hóa hiệu quả, bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí, cũng như giải quyết được các vấn đề nêu trên một cách dễ dàng, góp phần đưa doanh nghiệp phát triển bền vững.

Dưới đây là tập hợp phương pháp quản lý kho hàng hiệu quả thông dụng nhất hiện nay, có thể áp dụng cho cả kho hàng lớn hoặc nhỏ, kho thành phẩm hoặc kho nguyên vật liệu. Nếu đơn vị của bạn đang có một kho chứa hàng, thì đây chính là chìa khóa để bạn nâng hiệu quả quản lý kho hàng lên một cấp độ mới!

Các phương pháp quản lý kho hàng hiệu quả

1. Quản lý kho hiệu quả bằng việc kiểm kho thường xuyên

Kiểm kê kho định kỳ được thực hiện 6 tháng một lần nhằm mục đích: xác nhận số lượng (phù hợp với hồ sơ hàng hóa), chất lượng (nhận biết, hư hại, suy giảm chất lượng, bao gói). Việc kiểm tra do một nhóm nhân viên thực hiện, thường cần từ 2 – 3 người. Để việc kiểm kê diễn ra nhanh chóng phải có cách sắp xếp kho hàng khoa học. Bạn có thể kiểm kho theo nhóm hàng hóa, nhóm sản phẩm. 

Nên tiến hành kiểm tra theo từng khu vực, từng nhóm hàng. Các công việc kiểm tra kho định kỳ gồm có:

• Xác định số lượng hàng tại kho, đối chiếu với thẻ kho và các sổ sách kế toán liên quan
• Kiểm tra chất lượng hàng hóa (có bị hư hại, mốc, móp méo, bao bì rách,…hay không?)
• Kiểm tra hạn dùng của sản phẩm để có kế hoạch xuất bán kịp thời hoặc thực hiện chiến dịch xả hàng.
• Các nguy cơ tại kho hàng (dột, chuột, côn trùng, ẩm mốc, kệ hàng rỉ sét,…)

Thông qua kết quả kiểm tra, nhà quản lý cần có biện pháp xử lý hoặc khắc phục ngay nếu có sai sót.

Mách nhỏ: Sau mỗi đợt kiểm kho, bạn nên set-up lại định mức cho từng sản phẩm để dễ dàng theo sát. Ví dụ, định mức cho mỗi sản phẩm trong kho của bạn mặc định là 10. Nếu sau kiểm kho, sản phẩm A còn 5 chiếc/cái –> nhập thêm 5 chiếc/cái cho đủ định mức. Cứ như thế, chẳng cần kiểm kê, bạn cũng có thể nhẩm tính ngay hoặc kiểm tra bất ngờ một sản phẩm nào đó ở cửa hàng đã bán được bao chiếc và còn tồn bao chiếc? 

2. Quản lý hàng hóa bằng thẻ kho/sổ kho

Thẻ kho là một loại tờ rời dùng để theo dõi số lượng của từng loại hàng hóa. Nội dung thể hiện trong thẻ kho bao gồm thông tin về hàng hóa, thời gian và số lượng của mỗi lần nhập vào hoặc xuất đi, lượng hàng còn tồn trong kho. Trong đó có chữ ký xác nhận của những người chịu trách nhiệm trực tiếp (giám đốc, kế toán, thủ kho, nhân viên giao nhận,…)

Sử dụng thẻ kho. Mỗi loại sản phẩm sẽ có một thẻ kho được nhân viên bán hàng hoặc nhân viên kho cập nhật thường xuyên số liệu. Có thể bạn chưa biết, cách lập thẻ kho phải dựa vào mẫu chuẩn do Bộ Tài chính ban hành theo thông tư mới nhất. Thẻ kho nếu được đóng thành quyển sẽ gọi là sổ kho và buộc phải có xác nhận của giám đốc/chủ doanh nghiệp xác nhận mỗi lần nhập – xuất kho.

Chắc chắn, kho hàng của bạn sau khi quản lý với hệ thống sổ sách, ghi chép đầy đủ việc xuất – nhập, sắp xếp, ghi chép, thống kê, sẽ đi vào quy trình ổn định, nhờ đó chỉ cần một khâu xảy ra sai lầm bạn cũng dễ dàng tìm ra để xử lý ngay lập tức. Ngoài ra, nếu bạn là chủ kho, chủ cửa hàng thì nên giao kho cho người mà bạn tin tưởng và có thói quen sử dụng thẻ kho trong công việc.

3. Dán nhãn tất cả mọi thứ trong kho hàng 

Nếu trong cửa hàng, kho hàng của bạn vẫn còn có sản phẩm nào không dán nhãn, bạn cần thay đổi ngay? Dán nhãn lên tất cả các sản phẩm sẽ giúp cho việc phân loại và tìm kiếm hàng trong kho một cách dễ dàng, và quản lí được hàng tồn kho chính xác nhất. Dán nhãn sản phẩm là phương pháp quản lý kho bằng mã vạch.

Theo đó khi nhập kho, mỗi mặt hàng sẽ tương ứng với một mã vạch và được quét qua hệ thống để tạo phiếu nhập, phiếu này chứa toàn bộ thông tin liên quan đến sản phẩm. Thông tin ấy sẽ được lưu trữ và áp dụng trong suốt quá trình nhập xuất và quản lý hàng về sau.

4. Sắp xếp kho hàng theo nguyên tắc nhập trước – xuất trước

Thường áp dụng đối với những mặt hàng có tính chất thời hạn ngắn như thực phẩm, bánh kẹo, đồ thời trang theo mốt, sản phẩm công nghệ,…Cần ưu tiên bố trí những ô kệ thông thoáng khoa học, cho phép xuất nhập hàng thuận tiện thường xuyên.

5. Sắp xếp kho hợp lý theo từng khu vực

Nếu kho hàng không được sắp xếp gọn gàng, phân theo từng khu cụ thể, chi tiết và có dán nhãn rõ ràng thì ngay cả việc nhân viên tìm kiếm hàng hóa theo yêu cầu của khách hàng cũng khó, chứ không nói gì đến chuyện quản lý kho, chỉ số tồn kho, thất thoát. 

Tổ chức quản lý kho hàng chuyên nghiệp phải thiết kế lối đi thuận tiện cho các thiết bị nâng dỡ có thể tiếp cận hàng hóa dễ dàng. Đồng thời căn cứ vào bố trí này để dán các bảng chỉ dẫn cụ thể, giúp các bộ phận khác có thể tiếp cận ngay khi cần thiết.

Ví dụ, cần bố trí hàng cố định ở phía trong hoặc tầng cao, còn hàng xuất nhập thường xuyên nên được đặt ở các tầng thấp, gần cửa ra vào. Lưu hàng thực phẩm ở riêng một khu, hàng máy móc thiết bị một khu,….đặc biệt hàng hóa chất để ở vị trí riêng biệt, không lẫn lộn sẽ làm ảnh hưởng đến chất lượng các loại hàng khác,…

6. Tận dụng công nghệ nâng cao hiệu quả quản lý kho

Với những cửa hàng nhỏ lẻ, có thể sử dụng file excel để quản lý hàng tồn kho. Tuy nhiên với những doanh nghiệp lớn, lượng hàng hóa nhiều và có mã hàng lên đến con số hàng trăm, hàng ngàn thì dùng excel là không hiệu quả. Bắt buộc bạn phải có giải pháp quản lý kho hàng khoa học hơn, có tính tự động hóa và chính xác cao hơn.

Cũng may là, công nghệ thời nay cho phép chủ doanh nghiệp bán hàng và quản lý tất cả công việc kinh doanh bao gồm cả chuyện quản lý kho bằng phần mềm, không chỉ đơn thuần là dùng sổ sách, giấy tờ. Khi bước vào thế giới công nghệ, bán hàng bằng phần mềm quản lý chuyên nghiệp, bạn sẽ thấy mình có thể làm tốt mọi thứ từ giảm thiểu thất thoát kho hàng, thống kê hàng tồn kho,… vô hình chung, việc này sẽ có ý nghĩa quan trọng giúp cải thiện doanh số bán hàng.

7. Sử dụng dịch vụ lưu trữ

Là cách kiểm soát kho hàng từ xa được nhiều doanh nghiệp hiện nay chọn lựa bởi tính tiện dụng và tối ưu cho ngân sách. Tức là thuê một đơn vị khác thay mình quản lý hàng hóa.

Hiểu một cách đơn giản, các đơn vị này có sẵn kho hàng và đầy đủ các điều kiện tiêu chuẩn để lưu trữ hàng hóa an toàn. Doanh nghiệp của bạn không cần mất chi phí đầu tư thuê mặt bằng kho riêng hay mất nhiều thời gian cho các công việc nêu trên (tổ chức nhân sự, quy hoạch sắp xếp kho, lắp camera, lên sơ đồ, kiểm tra vệ sinh kho,…), mọi vấn đề sẽ do dịch vụ lưu trữ chịu trách nhiệm!

Ví dụ tại Khochiase.vn, khách hàng tiến hành ký hợp đồng thuê kho và bàn giao hàng hóa. Khi muốn xuất hàng chỉ cần thông báo trước, hàng hóa sẽ được chuẩn bị theo yêu cầu. Đồng thời khách hàng có thể theo dõi trực tiếp bất cứ lúc nào các báo cáo xuất nhập tồn chi tiết để theo sát tình hình lưu trữ, bán hàng của doanh nghiệp.

Những hướng dẫn và kinh nghiệm quản lý kho hàng trên đây hy vọng sẽ giúp ích cho doanh nghiệp của bạn trong hoạt động điều hành kinh doanh, kiểm soát hàng hóa. Để tìm hiểu thêm về dịch vụ lưu trữ hàng hóa của Khochiase.vn, khách hàng tham khảo Tại đây!